La fonction RECHERCHEV constitue l'un des outils les plus utilisés dans Excel pour croiser des données entre différentes tables. Cependant, cette fonction classique atteint rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de rechercher plusieurs valeurs simultanément ou de gérer des correspondances multiples. Heureusement, Power Query offre des solutions puissantes et flexibles pour contourner ces contraintes et automatiser vos traitements de données de manière efficace.
Les limites de la RECHERCHEV classique face aux valeurs multiples
La fonction RECHERCHEV traditionnelle d'Excel a été conçue pour rechercher une seule valeur de correspondance dans une colonne de référence et retourner un résultat unique. Cette conception répond parfaitement aux besoins simples de croisement de données, mais montre rapidement ses faiblesses dans des contextes plus complexes. Lorsqu'une cellule contient plusieurs références séparées par des virgules ou des sauts de ligne, ou lorsqu'une même clé de recherche possède plusieurs correspondances dans la table de référence, la RECHERCHEV standard ne peut tout simplement pas traiter l'ensemble de ces informations.
Pourquoi la fonction RECHERCHEV standard ne gère qu'une seule valeur
La raison fondamentale de cette limitation réside dans l'architecture même de la fonction RECHERCHEV. Elle a été développée pour identifier une correspondance exacte ou approximative et retourner une valeur unique associée. Même dans les versions récentes d'Excel, cette fonction reste incapable de traiter nativement des cellules contenant plusieurs éléments séparés par des délimiteurs. Par exemple, si une cellule contient trois codes produits séparés par des virgules, la RECHERCHEV tentera de rechercher l'ensemble de cette chaîne de caractères comme une valeur unique, au lieu de la décomposer en trois recherches distinctes. Cette contrainte technique oblige les utilisateurs à recourir à des formules matricielles complexes ou à effectuer des manipulations manuelles fastidieuses pour obtenir les résultats souhaités.
Les situations concrètes nécessitant une recherche sur plusieurs critères
Dans la pratique professionnelle, de nombreux scénarios requièrent la gestion de valeurs multiples. Les départements financiers travaillant sur la modélisation financière doivent fréquemment croiser des données provenant de plusieurs sources où une facture peut comporter plusieurs références produits. Les équipes commerciales construisant des tableaux de bord ont besoin d'associer plusieurs catégories de clients à des données de ventes. Les analystes en Business Intelligence rencontrent régulièrement des situations où une commande comporte plusieurs articles qu'il faut enrichir avec des informations provenant d'un catalogue produit. Ces cas d'usage démontrent que la capacité à gérer plusieurs valeurs dans une opération de recherche n'est pas un luxe mais une nécessité pour quiconque travaille avec des données réelles et complexes.
Première méthode : fusionner les tables avec Power Query
Power Query propose une approche radicalement différente pour gérer les recherches avec plusieurs valeurs grâce à sa capacité de fusion de tables. Cette méthode s'appuie sur la transformation des données plutôt que sur des formules complexes, ce qui permet d'obtenir des résultats plus fiables et plus facilement maintenables. La fusion de tables dans Power Query permet de créer des correspondances multiples de manière native, sans nécessiter de manipulation préalable des données sources.
Préparation des données et création de la requête de fusion
La première étape consiste à charger vos données dans Power Query en sélectionnant vos tableaux puis en utilisant le menu Données suivi de l'option permettant d'accéder à Power Query. Une fois vos deux tables chargées dans l'éditeur Power Query, vous devez identifier clairement quelle table contient les valeurs de recherche et quelle table contient les données de référence. Dans l'interface Power Query, sélectionnez la table principale qui contient vos clés de recherche, puis cliquez sur l'option Fusionner les requêtes disponible dans l'onglet Accueil. Cette action ouvre une fenêtre de dialogue où vous pouvez sélectionner la table de référence ainsi que les colonnes qui serviront de clés de correspondance. L'avantage majeur de cette approche réside dans la possibilité de choisir le type de jointure approprié, qu'il s'agisse d'une jointure interne, externe gauche, externe droite ou complète, selon vos besoins spécifiques d'analyse de données.
Configuration de la correspondance multiple et extraction des résultats
Lors de la configuration de la fusion, Power Query vous permet explicitement de gérer les correspondances multiples. Contrairement à la fonction RECHERCHEV qui s'arrête à la première correspondance trouvée, Power Query peut créer une nouvelle colonne contenant une table imbriquée regroupant toutes les lignes correspondantes. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement puissante dans les contextes de gestion financière ou pour la création de tableaux de bord dynamiques. Après avoir effectué la fusion, vous obtenez une colonne contenant des tables imbriquées que vous pouvez développer en cliquant sur l'icône représentée par deux flèches opposées. À ce moment, vous sélectionnez les colonnes spécifiques que vous souhaitez extraire de la table de référence. Power Query dupliquera automatiquement les lignes de votre table principale pour chaque correspondance trouvée, créant ainsi un ensemble de données parfaitement normalisé. Cette méthode garantit également que vos données restent actualisées, car il suffit de rafraîchir la requête pour intégrer toute modification apportée aux tables sources.
Deuxième méthode : utiliser la fonction Développer dans Power Query
La deuxième approche pour gérer les valeurs multiples dans Power Query consiste à transformer préalablement vos données en séparant les valeurs multiples contenues dans une même cellule, puis à effectuer une fusion classique. Cette méthode s'avère particulièrement utile lorsque vos données sources contiennent plusieurs références dans une seule cellule, séparées par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
Transformation des données avec l'expansion de colonnes
Pour mettre en œuvre cette technique, vous devez d'abord charger votre table contenant les cellules avec plusieurs valeurs dans Power Query. Sélectionnez ensuite la colonne contenant ces valeurs multiples et utilisez la fonction Fractionner la colonne disponible dans l'onglet Transformer. Power Query vous propose plusieurs options de fractionnement, notamment par délimiteur, ce qui permet de spécifier le caractère séparateur utilisé dans vos données, qu'il s'agisse d'une virgule, d'un point-virgule ou d'un saut de ligne. Vous pouvez choisir de fractionner en nouvelles colonnes ou en nouvelles lignes. Pour une recherche efficace similaire à une RECHERCHEV étendue, l'option de fractionnement en nouvelles lignes constitue généralement le meilleur choix. Cette opération duplique chaque ligne autant de fois qu'il y a de valeurs dans la cellule d'origine, créant ainsi une structure de données normalisée parfaitement adaptée aux opérations de fusion ultérieures. Cette transformation prépare vos données de manière optimale pour les étapes suivantes d'enrichissement.
Automatisation et actualisation des résultats dans votre classeur
Une fois vos données transformées et fractionnées, vous pouvez procéder à une fusion classique avec votre table de référence, exactement comme décrit dans la première méthode. L'avantage majeur de l'utilisation de Power Query pour ces opérations réside dans l'automatisation complète du processus. Contrairement aux formules Excel traditionnelles qui doivent être copiées et ajustées manuellement, une requête Power Query s'exécute intégralement à chaque actualisation. Cela signifie que lorsque vos données sources évoluent, il vous suffit de cliquer sur le bouton Actualiser pour que l'ensemble des transformations, des fractionnements et des fusions soit recalculé automatiquement. Cette capacité d'actualisation constitue un atout considérable pour les professionnels travaillant dans le domaine de la Data Science, du Machine Learning ou de la Business Intelligence, où les données évoluent constamment. De plus, les requêtes Power Query peuvent être partagées et réutilisées, facilitant ainsi la standardisation des processus d'analyse au sein des équipes. Les formations Excel et formations Power BI proposées par des experts reconnus, tels que Sophie Marchand du CFO Masqué, qui a été titulaire du titre MVP Office Apps and Services entre 2014 et 2023, mettent fortement l'accent sur ces techniques avancées de transformation numérique. Ces compétences deviennent essentielles pour les professionnels souhaitant optimiser leur gestion financière et leurs outils Excel, que ce soit dans le cadre de la modélisation financière ou de la création de tableaux de bord performants. Des organismes comme Datascientest, membre d'OMNES Education qui réunit quinze écoles et vingt campus dans le monde avec plus de quarante mille étudiants, proposent également des parcours d'apprentissage en ligne couvrant ces domaines, incluant des formations de Data Analyst, Data Engineer et Business Intelligence disponibles en bootcamp, en temps partiel ou en alternance.
