Si vous avez pour rôle de piloter la qualité dans une entreprise, vous savez probablement ce qu’est le fait de crouler sous les tableaux Excel, mais aussi de courir après les validations de documents ou encore les relances entre collègues afin de définir des plans d’action. Mais saviez-vous qu’il existait une solution permettant d’alléger cette charge de travail ? Effectivement, la digitalisation des processus qualité n’est absolument plus une option à l’heure actuelle : il s’agit d’un point crucial pour les entreprises souhaitant rester compétitives.
La centralisation des données pour gagner en efficacité
Avec un Logiciel qualité, vous avez la possibilité de regrouper au même endroit l’ensemble de vos documents, mais aussi vos audits, ainsi que vos actions et même vos indicateurs. Vous n’avez donc plus à perdre du temps en recherchant vos fichiers éparpillés dans des dossiers partagés entre collègues. Vos pilotes de processus ont directement accès aux informations les plus importantes, tandis que vos collaborateurs peuvent aussi accéder aux documents de référence. Et pendant ce temps, vous avez enfin accès à une vision plus claire et instantanée de votre système de management.
Voici ce que tous ces avantages signifient concrètement :
- un accès mobile aux données du terrain depuis une tablette ou un smartphone ;
- la possibilité d’automatiser des relances par email aux responsables d’actions ;
- l’accès à un suivi en temps réel de l’avancement de vos plans d’amélioration ;
- l’automatisation des exports Excel permettant l’analyse de vos données en profondeur.
Avec autant d’atouts dans votre manche, il n’y a absolument aucune raison pour que vous ne puissiez pas réaliser vos missions au quotidien dans le temps qui vous est imparti.
La mise en conformité vis-à-vis de la législation
Il s’agit effectivement d’un avantage conséquent. Que vous soyez soumis à l’ISO 9001, à l’ISO 13485 ou à l’EN 9100, cette simplification permet de répondre aux exigences normatives en disposant des bons outils. Pour cela, il vous suffit de structurer de façon naturelle l’ensemble de vos processus en fonction des exigences des référentiels.
Tout peut être organisé afin de coller aux attentes des auditeurs :
- la gestion des non-conformités ;
- le suivi des réclamations client ;
- la planification des audits internes.
Il en est bel et bien terminé de l’époque où vous vous mettiez à paniquer 15 jours avant l’audit de certification… Ce genre de logiciel est aussi capable de vous accompagner concernant le suivi des décisions prises en revue de direction tout en identifiant en parallèle les parties intéressées.
L’engagement des équipes pour une amélioration en continu
La dynamique collective n’a pas de prix. Justement, un système qualité performant n’est pas simplement un système reposant sur le responsable. Il doit impliquer l’ensemble de vos collaborateurs. Voilà qui tombe bien, si vous disposez d’une plateforme collaborative, chacun de vos collègues est en mesure de remonter ses observations terrain, de signaler un écart ou encore de proposer une amélioration. Les projets en entreprise peuvent être transformés avec une telle démarche participative plutôt que d’être vus comme étant une contrainte administrative.
Avec de tels avantages pour votre entreprise, les résultats ne se font pas attendre avec une bien meilleure satisfaction des clients, mais aussi une traçabilité se trouvant renforcée ainsi qu’une réduction des coûts non qualifiés.
